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Repenser les emails

Vous recevez quotidiennement des emails, et parfois de personnes inconnues (spams, phishing, publicités, newsletters, etc.) ? Vous avez des emails par millier voire plus et ne savez plus quoi en faire ? Vous êtes au bon endroit !

Les emails sont utiles afin d'envoyer un message textuel, un document, une photo, des informations. Une grande partie sont aussi des spams, du phishing, des newsletters auxquelles on ne s'est pas inscrit et pour lesquelles il faut se désinscrire. Par manque de temps, pas oubli, par peur de louper une information ou parce qu'on se dit qu'on le regardera plus tard, nous conservons des milliers d'emails inutiles. Certains ne sont alors plus d'actualité, d'autres contiennent des informations qui ne vous intéressent pas ou proviennent de société ayant acheté votre adresse email à une société ayant un site sur lequel vous avez saisi votre adresse email.

Les emails sont alors stockés indéfiniment sur des serveurs et sont parfois utilisés pour en savoir davantage sur vous-même. L'impact environnemental d'un email sur l'environnement est non négligeable mais reste transparent à vos yeux. Or quand ce phénomène est mondial, l'ampleur en est démultipliée.

Sur la base de ce constat, il apparait alors nécessaire de repenser les emails et leur usage.

Un email est un courrier électronique. Cette technologie existe depuis l'année 1965, bien après l'existence du courrier traditionnel qui remonte à une époque lointaine, si lointaine qu'il en devient futile d'en comparer l'année.

Si on prend l'exemple du courrier que nous recevons dans notre boîte aux lettres et que nous comparons son traitement classique avec le traitement appliqué à un email, cela pourrait donner a peu près cela :

  Boîte aux lettres classique Boîte aux lettres traitée comme des emails

1
accès

Nous ouvrons notre boîte aux lettres

Nous ouvrons notre boîte aux lettres 2
récupération Nous prenons l'ensemble de ce qui s'y trouve Nous prenons certaines des enveloppes fermées et certaines des publicités non lues 3
ouverture Nous ouvrons chacune des lettres Nous ouvrons certaines enveloppes et lisons certaines publicités 4
traitement Nous jetons l'enveloppe et nous conservons son contenu et les publicités, par nécessité légale ou le temps de traiter son objet, ou nous le jetons Nous remettons certaines enveloppes et certaines publicités fermées ou ouvertes dans la boîte aux lettres 5
FINALITÉ La boîte aux lettres est vide,
Votre facteur peut vous délivrer votre courrier. La boîte aux lettres est pleine,
Votre facteur ne peut plus vous délivrer votre courrier.

Comment se fait-il que nous acceptions de vider quasi quotidiennement notre boîte aux lettres classique mais que nous laissions déborder notre boîte aux lettres électronique ?

Premier élément de réponse : le manque d'information

Vous n'avez possiblement jamais été informé des impacts d'une boîte aux lettres électronique et de la technologie (moyens matériels, logiciels et humains) mise en oeuvre pour assurer un tel service, et rien a été fait pour que cela soit le contraire. Le plus vicieux dans cette histoire est qu'à partir d'un moment, même si nous nous rendons compte de l'ampleur des dégâts dans notre boîte aux lettres, la tâche est si grande qu'il nous paraît alors impossible d'en venir à bout et nous ne savons alors plus par où commencer.

Il faut savoir que le stockage d'un email n'est pas sans conséquence. De nos jours, an 2020, on nous parle d'écologie, de respect de l'environnement, d'économiser les ressources et l'énergie. Or le stockage de nos emails est énergivore mais pour la plupart inutile. C'est donc un gaspillage monstrueux.

En effet, afin d'avoir accès à nos emails à toute heure et ce sans en perdre aucun, il a été mis en place des infrastructures matérielles à haute disponibilité avec une redondance accrue (duplication des informations dans différents endroits sur Terre). Tout cela ne vous parle pas ? C'est normal mais c'est en partie la cause de tout ce gaspillage pour des informations parfois inutiles.

A cette vitesse et dans ce mode de fonctionnment, nos emails pourraient bien nous survivre alors que leur durée de vie devrait être limitée (au moins inférieure ou égale à notre propre durée de vie restante).

Deuxième élément de réponse : la gratuité

Vous avons été habitué dès le départ, et ce pour beaucoup de services en ligne grand public, à avoir accès à des services gratuits. Or “Rien n'est gratuit en ce bas monde. Tout s'expie, le bien comme le mal, se paie tôt ou tard. Le bien c'est beaucoup plus cher forcément.” (Louis-Ferdinand Céline). La preuve en est que le moindre service en ligne destiné à une société est payant.

Quand il s'agit de services publics, nous entendons les services mis à disposition par une état au service de sa population, cela peut être normal encore que, au final nous payons avec nos impôts la mise à disposition de tels services.

Quand il s'agit de services fournis par des société privés, cela devient étrange puisque l'on peut se demander par quel moyen financier elles peuvent se permettre de nous mettre à disposition des services gratuitement alors que cela a un coût non négligeable. Vraiment non négligeable puisque la gratuité incite les gens à utiliser ces services et à encourager leur entourage à en faire de même. La notion de gratuité fait appel à notre besoin de limiter nos dépenses financières et nous encourage incidieusement à :

  1. Utiliser des services qui ne nous sont peut-être pas si utiles que ça, mais nous les utilisons parce que c'est gratuit, So French ! (Tellement Français !),
  2. Faire passer les utilisateurs de services payants, identiques aux vôtres gratuits, pour des perdants,
  3. Encourager notre entourage à les utiliser puisque c'est gratuit, “c'est gratuit, au pire ça ne te coûte rien” (François le Français),
  4. Donner des informations personnelles à des sociétés privées qui les utilisent sans que l'on ait aucun droit de regard, pour in fine gagner de l'argent avec,
  5. Donner de la valeur aux sociétés privées qui se targuent d'avoir des millions d'utilisateurs (voire des milliards, qui plus est en partie faux) sans mettre en évidence le coût réel de l'infrastructure mise en place pour supporter un tel volume d'utilisateurs,
  6. Anéantir Réduire les chances de n'importe quelle nouvelle société privée voulant fournir des services similaires payants mais justes.

Question : Pourquoi payer quand c'est gratuit ?!
Réponse : Si c'est gratuit, c'est vous le produit...

Repenser les conversations instantanées

Le constat est a peu près le même qu'avec les emails, s'il n'est pas pire. Vous utilisez peut-être des applications de messagerie instantanée sur votre téléphone vous permettant d'envoyer du texte, des images, des vidéos. Vous pouvez envoyer des messages sans aucune limitation et sans limite d'historique.

Comment se fait-il que l'envoi des messages de type SMS ou MMS soit payant (dorénavant intégré dans notre forfait en mode illimité) mais que ce tpype de service soit gratuit ? Comment pouvons-nous ignorer le fait que l'information n'est pas juste dans notre téléphone ? Puisque nous pouvons aussi visualiser notre fil de conversation depuis notre tablette ou notre ordinateur de bureau, toutes ces informations (textes, images, vidéos) sont stockées sur des serveurs, dupliquées de part le monde, sauvegardées pour une durée inconnue, pour être analysées à notre insu.

Les conversations par messagerie instantanée sont par définition censées être instantanées, non ? Instantanée : (adjectif) Qui ne dure qu'un instant. Pensez-vous qu'il soit alors nécessaire de conserver un message, une photo, une vidéo datant d'il y a 4 ans ? Est-ce toujours d'actualité ? Est-ce dans l'instant ? Notre peur de perdre la mémoire nous inciterait-elle à vouloir tout garder ? Il faut faire le tri ! Ou vos données pourraient alors vous survivre.

Pourquoi les utilisons-nous ? images, vidéos, multi-participants, à étayer.

Sécuriser ses échanges

Est-ce que votre facteur regarde ce qui se trouve dans vos enveloppes avant de vous le livrer ? En fait-il une copie, sauvegardée sans limite connue, avant de vous le remettre ? C'est pourtant ce qui se passe avec beaucoup de nos échanges électroniques. Comme le dit si bien le personnage de The Girl dans le film Anon : “It's not that I have something to hide. I have nothing I want you to see.” (“Ce n'est pas que j'ai quelque chose à cacher. Je n'ai rien que je veuille vous montrer.”).

Arrêtez d'accepter d'utiliser des services sans en connaître les conséquences sur votre vie privée. Vous n'avez rien à cacher si ce n'est ce qui ne nous regarde pas. C'est pourquoi vos messages sont chiffrés et qu'aucune porte dérobée n'est mise à disposition de n'importe quel service our société tiers. Seule une demande stipulée, nominative et précise pourra faire l'objet d'une mise à disposition de vos messages existants nécessaires à une démarche pénale.

Une solution pragmatique

De ce constat, il en ressort plusieurs besoins, non des moindres, qui doivent être adressés par un usage simple et pragmatique.

Nous voulons communiquer :

  • simplement,
  • rapidement,
  • n'importe quand,
  • avec n'importe qui,
  • avec une ou plusieurs personnes,
  • avec qui nous avons explicitement accepté de communiquer,
  • une ou plusieurs fois,
  • pour une durée définie ou indéfinie,
  • en échangeant du texte, des images, des vidéos, des fichiers,
  • sans être pollué par des messages qui ne nous concernent pas et ne nous intéressent pas,
  • tout en se posant la question de la durée de vie nécessaire de nos échanges,
  • tout en ayant conscience de l'impact environemental de nos échanges.
Être informé

Lorsque vous achetez une voiture, un appareil électroménager, un jouet, vous savez vous en servir et vous savez, en partie, ce que vous avez entre les mains de part l'aspect physique et palpable de l'objet. Il devrait en être de même avec les services en ligne que vous utilisez. Nous avons à coeur d'être transparent sur le fonctionnement de cette plateforme et sur l'utilisation de vos données. C'est pourquoi nous avons rédigé toute une série d'articles afin de vulgariser l'ensemble des solutions matérielles, logicielles et humaines nécessaires au bon fonctionnement d'une telle plateforme.

Être responsable

Vos actes et vos décisions vous engagent et vous devriez avoir conscience de leurs impacts même lorsqu'il s'agit de services en ligne. Achetez une voiture qui pollue ne vous rend pas fier ? Soyez fier de connaître et comprendre le service en ligne que vous utilisez. Soyez sûr de votre décision et de son impact sur le monde qui vous entoure. N'ayez pas peur de casser les codes et d'aller à contre courant, acceptez la différence.

Nous avons conscience qu'il est nécessaire de conserver certaines informations pour une durée importante, parce que vous avez besoin de vous rappeler comment vous avez géré une situation ou un événement, de la recette que vous a envoyé un ami suite à un repas chez lui, du digicode pour entrer dans l'immeuble de votre nouveau petit-ami. Pour tous ces besoins, il existe des outils plus adaptés à l'image de ce que vous utilisez peut-être déjà pour trier et ordonner ces informations dans le monde physique. Vous utilisez dans le monde physique un carnet de note, un cahier/classeur de recette, un pense-bête, un agenda papier, un post-it, etc. Alors utilisez ces derniers ou utilisez des services en ligne uniquement si vous êtes sûr d'avoir besoin de ces informations à n'importe quel moment de la journée quelque soit l'endroit où vous vous trouvez.  Vous conservez votre invitation à un mariage dans votre boîte aux lettres ? Alors vous ne devriez pas conserver ce message électronique dans votre boîte aux lettres électronique mais dans votre calendrier électronique.

Être conscient

Parlons peu, parlons bien, votre passage sur Terre est court au regard de son existence. Vos échanges devraient en être tout autant. Leur importance et leur nécessité à être gardé indéfiniment devraient alors en être limité par votre propre existence si ce n'est de prime abord par leur propre niveau d'importance. Un échange contenant une information valade/valide jusqu'à une certaine date devrait être invalidé et supprimé dès lors que sa date de validité est dépassée.

Être maître de la situation

Vous recevez probablement des messages d'expéditeurs inconnus, nous n'avons rien contre les belles rencontres, mais lorsqu'il s'agit de de message à caractère intrusif et malveillant (spams phishing, lettre d'information non sollicitée, etc.), il devient nécessaire de pouvoir dire qui peut vous contacter ou non. Une personne voulant rentrer en communication avec vous devrait ainsi se présenter afin de vous donner le choix de l'autoriser ou non à communiquer avec vous. Ce choix doit rester explicite et unitaire (ce n'est pas parce que j'autorise mon facteur à rentrer dans mon entrée que j'autorise tous ces partenaires profesionnelles sans distinction à y rentrer).

Par l'acceptation de nouveaux contacts, et par opposition le refus de recevoir des messages de personnes non invitées/acceptées, vous limitez le stockage de messages inutiles et polluants. De surcroît, l'afflux de messages intempestifs est source de stress et d'énervement, alors évitez cette situation en utilisant un service de messagerie qui vous donne la main sur les expéditeurs qui sont autorisés à communiquer avec vous. Vous pouvez inviter autant de contacts que vous le souhaitez. Si un expéditeur inconnu souhaite vous envoyer des messages, à lui de se présenter afin de vous donner le choix sur oui ou non vous souhaitez recevoir ses messages. Quelque soit le contact, libre à vous de le bloquer après coup si finalement ses messages ne vous intéressent pas.

Une solution pratique

Le but de cette nouvelle approche est de ne plus tomber dans le piège du "tout garder" mais bien de valoriser le tri au fur et à mesure de la réception de vos messages, instantanés ou de type courrier électronique.

Une durée limitée

L'avantage de l'informatique est de pouvoir automatiser les processus qui peuvent nous rebuter dans la vie de tous les jours avec nos courriers papiers, ou même nos messages électroniques. C'est pourquoi il a été décidé d'imposer une durée de vie limitée aux messages (après tout, n'avons-nous pas une durée de vie limitée, alors à quoi bon conserver nos messages indéfiniment ?). La durée de vie n'est pas imposée mais est définie selon les messages et donc selon leur importance. Prenons quelques exemples :

  • Un message publicitaire concernant une offre promotionnel : lu ou non lu, si l'offre se termine le 12/01/2019 23:59, il n'a plus lieu d'exister dans votre boîte de réception au 13/01/ 00:00
  • Un message d'un ami : tant qu'il n'est pas lu, il n'a pas lieu d'être supprimé. Dès lors qu'il est lu, à vous de décider : le supprimer ou le conserver un certains temps. La durée doit être raisonnée et justifiée.
  • Un message avec un accusé de réception : tant qu'il n'est pas lu, il n'a pas lieu d'être supprimé, de sucroît vous devez valider sa bonne lecture.

La durée est un choix personnel qui doit être pris en ayant conscience des conséquences. Vous voulez garder tous vos messages, il vous en coûtera un surcoût à définir.

La durée est aussi définissable par votre expéditeur. Ainsi :

  • Les expéditeurs de publicités devraient définir la date jusqu'à laquelle le message doit être conservé dans la limite de la date valide de leur message.
  • Votre ami devrait indiquer s'il lui important de conserver son message jusqu'à ce que vous l'ayez lu ou s'il faut le conserver au moins jusqu'au jour où il vous a invité à une soirée
  • Les services administratifs de votre pays vous envoie un message important, il a tout intérêt à vous demander un accusé de réception tout en s'assurant que vous puissiez retrouver les informations importantes de son message dans votre espace en ligne.

Vos messages se suppriment ainsi soit par votre volonté soit tout seul pour vous simplifier la vie. L'objectif : avoir le moins de message latent dans votre boîte de réception. Le principe : j'ouvre ma boîte de réception, je consulte les messages s'y trouvant tout en ayant un moyen simple de les traiter sans avoir peur de perdre une information tout en les supprimant intelligement.

J'ouvre, je lis, je traite

Chaque message a son but : vous informer, vous rappeler d'un événement, vous partager une information à garder. Le problème est que l'on a pour habitude de garder message après message dans notre boîte de réception ou dans des dossiers pour les retrouver plus facilement. Mais est-ce le but d'une boîte de réception ? Est-ce si pratique que cela de conserver ces messages dans des dossiers où l'on finit pas ne plus s'y retrouver ?

Prenez vos papiers administratifs, vos recettes, vos rappels, vos photos, les conservez-vous tous dans le même classeur avec des intercalaires ? Ce n'est pas jouable et cela fini par ne plus rentrer. C'est pourquoi vous avez certainement un classeur pour les papiers administratifs, une boîte ou un album ou un pêle-mêle pour les photos, un classeur ou un carnet pour vos recettes, etc.

Il est donc nécessaire de vous fournir les outils nécessaires à un traitement rapide, intuitif et relaxant (à l'opposé d'anxiogène, dans la peur de perdre l'information) et à l'opposé dun fourre-tout.

Pour cela, la plateforme met à disposition un maximum d'outils pour classer intelligement toutes vos informations et tous vos documents :

Pas de poubelle

La poubelle devrait être à l'image des initiatives zéro déchet : pas de poubelle. La poubelle informatique sert à stocker tout ce qu'on a supprimé par volonté ou par mégarde. Dans le cas d'une erreur de manipulation, cela est utile. Dans le cas d'une suppression volontaire, cela devient donc inutile et génère du gaspillage.

N'ayez pas peur de supprimer. Grâce aux outils exposés précédemment, vous êtes serein pour supprimer vos messages et la corbeille est alors inutile. Qui aime sortir les poubelles ? Alors pourquoi s'infliger une poubelle électronique ?

Sans poubelle, 2 choix possibles :

  1. Vous avez pris connaissance du contenu du message, vous l'avez traité par transfert vers son utilité finale et vous l'avez supprimé sereinement,
  2. Vous le conservez dans votre boîte de réception et c'est alors cette dernière qui devient votre un fourre-tout. Cela veut dire qu'il vous manque les outils nécessaires pour traiter correctement votre message alors nous pouvons intervenir. N'hésitez pas à lire la page dédiée aux outils sur mesure ou bien à nous envoyer un message sur outil@mesdonneespersonnelles.fr et nous échangerons sur vos besoins afin de trouver une solution.

Une question ?

N'hésitez pas à nous poser une question sur question@mesdonneespersonnelles.fr.